Als u declaraties wilt exporteren om deze in uw boekhoudpakket te importeren kunt u in vanuit rapporten uw selectie van de te exporteren rapporten maken en vervolgens klikken op Exporteren. U heeft een aantal verschillende mogelijkheden om te exporteren. Alle voor uw administratie ingestelde exportformaten zijn hier zichtbaar. Wanneer u hierop klikt wordt uw exportbestand gegenereerd of wanneer het een webservicekoppeling betreft, wordt er direct naar uw boekhoudpakket geëxporteerd.
Om Declaree goed overzichtelijk te houden is het verstandig om te exporteren op basis van status. Van rapporten met de status goedgekeurd weet u zeker dat deze compleet zijn. Selecteer alle goedgekeurde rapporten en exporteer deze middels de hierboven uitgelegde methode.
Een andere selectie maken? Gebruik het zoekfilter "Zoek en filter.." rechtsboven om te bepalen welke rapporten of declaraties u wilt selecteren. Stel het filter in en klik op zoek. Selecteer vervolgens alle resultaten en klik op exporteren. Let op: standaard wordt alleen de eerste pagina met resultaten geselecteerd, stel het paginalimiet anders in om alles in een keer te kunnen exporteren.
Als alle declaraties die u wilt exporteren geselecteerd zijn, kunt u klikken op ‘Exporteer’. Nu krijgt u een aantal opties te zien. U ziet uw eigen ‘Export formaten’ en de standaard csv (Excel) en PDF export. Hoe u uw eigen export formaat kunt samenstellen leest u in het onderdeel ‘Export Formaten’. Als u kiest voor de optie PDF krijgt u alle geselecteerde declaraties geprint in een PDF bestand. Export Formaten.
Indien u kiest voor csv (Excel) of een van uw eigen export formaten krijgt u een download aangeboden in het gekozen formaat. Dit bestand kunt u vervolgens in uw boekhoudpakket importeren.
Nadat u de declaraties geëxporteerd heeft uit Declaree en geïmporteerd heeft in uw boekhoudpakket, kunt u de status van de declaraties aanmerken als ‘Verwerkt’. U doet dit door dezelfde selectie als voor de export te maken, en vervolgens te klikken op de knop met het archief icoontje. Nu krijgen alle geëxporteerde declaraties de status ‘Verwerkt’, en is het voor de medewerker duidelijk dat de uitbetaling verricht gaat worden.