Betaalmiddelen

Met betaalmiddelen kan onderscheid gemaakt worden in de wijze waarop betaald is. Denk hierbij aan bijvoorbeeld uitgaven die gemaakt zijn met een pinpas van een werknemer of met een credit card van de zaak. In het eerste geval moet het bedrag terugbetaald worden aan de werknemer terwijl dat bij de credit card niet hoeft. Betaalmiddelen zijn alleen beschikbaar voor standaard declaraties en niet voor kilometerdeclaraties of vergoedingen.

Betaalmiddelen dienen alleen aangemaakt te worden voor zakelijke betaalmiddelen. Indien de declaratie met privé geld van de werknemer is betaald dan dient de werknemer geen betaalmiddel te selecteren. Het is daarom niet nodig om bijvoorbeeld een betaalmiddel 'cash' toe te voegen of 'privé pinpas'.

Instellingen

Betaalmiddelen kunnen worden uitgezet, in dat geval wordt dit veld niet getoond bij het aanmaken van een declaratie. Tenslotte kan een betaalmiddel ook verplicht worden gesteld bij het aanmaken van een declaratie. Indien er dan geen betaalmiddel is geselecteerd zal de app of website een melding tonen dat de declaratie niet kan worden opgeslagen zolang er geen betaalmiddel is geselecteerd.

Betaalmiddel toevoegen

Bij het aanmaken van een betaalmiddel kan er een naam worden opgegeven. Per betaalmiddel kunt u een andere codering toepassen voor de backoffice, om de reeds betaalde kosten anders te verwerken. Daarnaast kunnen betaalmiddelen aan bepaalde medewerkers worden toegekend. Dit is bijvoorbeeld handig als er per persoon een zakelijke credit card verstrekt wordt. Als de werknemer dan een betaalmiddel kiest bij een declaratie verschijnt alleen zijn eigen credit card in plaats van alle credit cards.

Declaratieoverzicht

In declaratie overzichten worden declaraties met een zakelijk betaalmiddel getoond met een credit card icoon: .

Rapport

Bij een declaratierapport wordt naast het totaalbedrag ook het bedrag getoond dat vergoed dient te worden. Hierdoor weet de medewerker welk bedrag hij terug kan verwachten. Tevens worden declaraties per betaalmiddel getoond in rapporten.