Medewerkers kunnen nieuwe declaraties invoeren, zowel in de web applicatie als in de mobiele app. Voor het invoeren van een nieuwe declaratie kan een gebruiker klikken op de knop 'nieuwe declaratie'. Standaard gaat het hier om de invoer van een verkregen bonnetje, maar hier kan ook gekozen worden om een nieuwe kilometerdeclaratie in te voeren of een vaste vergoeding. In dat geval klikt u binnen de web applicatie op het pijltje naar beneden naast de knop Nieuwe declaratie en vervolgens kiest u voor 'Kilometerdeclaratie' of 'Vaste vergoeding'.
Voor het invoeren van een declaratie op de mobiele app, zie Hoofdstuk 2 in de Quick Start Guide
Als een gebruiker een nieuwe declaratie uitgave invoert kan dit zowel een plaatje (JPG, PNG, etc.) als een PDF bestand zijn. Verschillende gegevens van de declaratie moeten worden ingevoerd, zoals de omschrijving, het bedrag en de datum. Afhankelijk van de binnen uw organisatie verplicht gestelde invoer is het ook mogelijk om de BTW, de categorie, het project, en eventueel het betaalmiddel in te voeren. Als er een project ingevoerd moet invoeren, typ dan (een gedeelte van) het nummer of de naam van het project in, dan gaat de app zoeken en kan het juiste project geselecteerd worden.
Zoals beschreven in het proces worden alle declaraties gebundeld ingediend middels declaratierapporten. U kunt bij de invoer van een nieuwe declaratie daarom direct al het juiste rapport kiezen. Indien u nog geen bestaande rapporten heeft kunt u ook een nieuw rapport aanmaken. Zie voor meer informatie het kopje "Nieuw rapport aanmaken" onderaan deze pagina.
Indien u de declaratie volledig heeft ingevuld klikt u op ‘Opslaan’. De declaratie verschijnt nu in het overzicht onder de knop Declaraties in de linkerkolom. Als u de declaratie direct in een rapport heeft geplaatst verschijnt de declaratie in het betreffende rapport.
Zie ook de video instructie voor het toevoegen van een declaratie
Zie ook de video instructie voor het aanpassen van een declaratie
Als u een kilometerdeclaratie invoert dient u net als bij een uitgave de omschrijving in te voeren. Bijvoorbeeld ‘bezoek aan klant X’. Het bedrag van de declaratie wordt automatisch uitgerekend op basis van de voor uw organisatie ingestelde kilometervergoeding (standaard € 0,19 cent per kilometer) en de ingevoerde afstand. Tevens is het in de algemene instellingen mogelijk om aan te geven of de kortste of de snelste route berekend dient te worden. Voer het vertrek- en aankomstadres in, selecteer of het een retour betreft en klik op "Terug". Het aantal kilometers wordt nu automatisch uitgerekend. Afhankelijk van de instellingen van uw administratie is het mogelijk om het aantal kilometers daarna aan te passen. Wilt u een extra adres toevoegen (als u bijvoorbeeld via een andere locatie naar uw afspraak rijdt), dan klikt u op ‘toevoegen’. Het adres wordt vervolgens in uw route toegevoegd. In de kaart die wordt getoond kunt u direct de gereden route zien.
Tip: Het is mogelijk om meerdere kilometerdeclaraties voor verschillende datums met hetzelfde vertrek- en aankomstadres in te voeren door bij het datumveld door meerdere datums te selecteren. Er komt dan (meerdere) achter het datum veld te staan. Als de kilometerdeclarate vervolgens wordt opgeslagen, wordt er per geselecteerde datum een kilometerdeclaratie aangemaakt met dezelfde gegevens.
Zie ook de video instructie voor het toevoegen van een kilometerdeclaratie
Afhankelijk van de binnen uw organisatie verplicht gestelde invoer kunt u een omschrijving, een aantal, een tarief, een BTW tarief, een categorie en een project kiezen. Voordat de vergoeding opgeslagen wordt, wordt deze gecontroleerd op de invoer. Indien er bijvoorbeeld een omschrijving ontbreekt dan wordt dit gemeld. Net zoals met een uitgave en een kilometer declaratie kan er direct een rapport worden gekozen voor de vergoeding. Als u de vergoeding direct in een rapport heeft geplaatst verschijnt de vergoeding in het betreffende rapport.
Vanuit een nieuwe declaratie maakt u een nieuw rapport aan door bij het veld Rapport de naam van het nieuwe rapport in te typen. In het menu daaronder verschijnt de naam met tussen haakjes (nieuw) er achter. Als u hier op klikt, wordt dit nieuwe rapport aangemaakt en de declaratie er automatisch aan gekoppeld. Het is ook mogelijk om de declaratie op te slaan en in de linkerkolom op "Rapporten" te klikken en vervolgens op de knop "Nieuw Rapport". Doorgaans wordt door de meeste organisaties een periode van 1 maand gehanteerd voor het indienen van declaraties. Een logische naam voor een rapport is in dat geval bijvoorbeeld ‘Augustus 2019’. Indien het een specifieke zakenreis betreft waar u de declaraties op wilt bundelen kunt u natuurlijk ook een rapport ‘Businesstrip New York’ aanmaken, om zo deze declaraties apart te verwerken.
In het rapport is het mogelijk om middels de knop "Toevoegen" in de linkerkolom bestaande declaraties aan het rapport te koppelen. Selecteer de gewenste declaraties en klik op de knop "Toevoegen" rechts onderin.
Zie ook de video instructie voor het aanmaken van een rapport
Zie ook de video instructie voor het aanpassen van een declaratie
Kies het rapport wat ingediend moet worden, controleer of alle declaraties erin staan en druk op Indienen in de linkerkolom. Mogelijk kan er nog een bericht getypt worden voor de manager bij bericht en klik vervolgens op Indienen rechtsonder. De status van het rapport verandert van open naar ingediend.
Zie ook de video instructie voor het indienen van een rapport